组织会议的管理

【直销即生活，生活即直销】

多了情感的语言，少了量化数字确认，将使会议冗长且没有效率。小组会议的本质应该是：充分的准备、严谨的纪律、贯彻的执行。

上个月我们谈到数字的量化可以做到组织目标与现实面的差距分析，以及有效合理的分配，目标是可以达成的，可是分析与分配这些手段仅仅是计划阶段，尚且需要执行面的挹注，才能真正达成组织目标，因此本次针对上下线常常召开的小组会议进行探讨，看看实际面应该如何执行。

会议文化

一般人所知道的直销界，大概给人的印象是透过不断的会议激励、不断的开会分享经验。在这里不谈激励文化，我要讨论的是，一个会议的发起与进行，有其背后的意义，如果了解这些意义并且落实，开起会来才有实质的效益。以下我们介绍韩国三星企业的会议文化，看看别人怎么进行会议的。

一、凡是会议，必有准备： 在三星，永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间，时间就是金钱，所有与会人员要做好准备，不能进了会议室才开始思考。

二、凡是会议，必有主题： 在三星，开会必须要有明确的会议目的，没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。

三、凡是会议，必有纪律： 在三星，开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，并且维持会议进行的品质。

四、凡是会议，必有议程： 要在会议之前确认会议议程，进而了解会议的目的、时间、内容，每一项讨论必须控制时间，不能漫天而谈。

五、凡是会议，必有结果： 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，是对大家时间的浪费，会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的议题，可以另案讨论，达成决议并经确认的结论，马上进入执行阶段。

六、凡是开会，必有训练： 在三星有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的「会议训练」——包括如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等。

七、凡是开会，必须守时：设定时间，准时开始、准时结束。

八、凡是开会，必有记录： 一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限。

九、凡是散会，必有追踪：会后每项决议都要有跟踪、稽核检查。

他山之石，可以攻错。我们可以回想一下，印象中的会议是怎样进行的，似乎多了情感的语言，同时也少了量化数字确认，使得会议冗长、没有效率。因此，小组会议的本质应该具备以下3个要件：充分的准备、严谨的纪律、贯彻的执行。

小组会议的本质

一、充分的准备： 与会者没有任何准备，两手空空就来开会，因此光是让每个人进入状况就会耗掉许多时间。事先告知会议的主题及目的，并将议程寄发给与会者，与会者备妥并阅读报告资料。每位与会者均做足准备，会议才能迅速进入主题，有效讨论及决议。

二、严谨的纪律： 开会无法准时开始与结束，意味著平常工作的推展也是拖拖拉拉的，因此会议纪律的首要就是时间的精准掌握，准时开始、准时结束、按照议程进行。纪律又与前述的准备相互呼应，如果准备周详，会议当然可以精准执行。开会最忌不准时开始、不准时结束，两者都会严重影响所有与会者的工作、增加公司成本，同时延误相关人等后续时程。

三、贯彻的执行： 很多会议会而不议、议而不决、决而不行。这些问题，都出在议程管理不当及未厘清责任归属。因此会议记录必须忠实记录人、事、时、地、物，纪录整理好之后，开完会的当天、最迟隔天，就把会议纪录传给所有与会者。主席要确认上次决议事项办理情形、本次决议事项内容与任务指派，尤其要展现「议必决、决必行」的决心，指定负责及协办人员，议定完成任务日期、进度检查点。

开会啦！

很久很久以前，老鼠就在想法设法摆脱猫的困扰。一天，老鼠们聚在一起开会，商量用什么方法对付猫的骚扰，以求平安。到会的老鼠们纷纷献计献策，讨论一直持续到深夜仍无结果。

最后一只小老鼠站起来提议：「我们不如在猫脖子上拴一只铃铛吧，只要它一动，铃铛马上发出响声，我们听见这个声音就赶快逃跑。」大家对此建议报以热烈掌声，并一致通过。有一只年老的老鼠坐在一旁，始终一声没吭。这时，牠站起来说：「这个主意真的不错，这样做毫无疑问很有效。可是，我有一个问题：派谁去挂这个铃铛呢？」

这或许是个笑话，但很清楚地告诉大家：

1. 这个会议一直持续到深夜仍毫无结果，意味著是没有准备的会议。

2. 会议的目的在于商量用什么方法对付猫的骚扰，但猫是老鼠的天敌，不是对付猫，而是如何避开，所以错误的开会当然后有错误的结果。

3. 在猫脖子上拴一只铃铛，其实是无效的建议，不能执行的建议就是无效。

4. 拴铃铛的建议竟然受到大家热烈的支持，意味著已经离题，要不是年老的老鼠提醒，大家还以为真的可以执行。

上述放诸四海皆准，所以，可以开会了吗？