直销公司资讯系统规划

值此瞬息万变、资讯爆炸的九○年代，「掌握资讯，即是赢家」，几乎已成为大家耳熟能详之名词。这确实已是不争之事实。因为掌握资讯，即能掌握先机，运筹帷幄。 利用资讯做出最佳之决策，方能于竞争激烈之商场中，使企业立于不败之地。因此，如何建立电脑化之管理资讯系统，将影响到公司是否能够永续经营。而对于直销公司而言，资讯系统更可以说是公司之命脉。 规画电脑系统先了解行业特性 试想，一家公司可能有成千上万甚至超过十万个的直销商，如果无完善的资讯管理，公司如何掌握众多直销商的动态来协助及辅导呢？ 又推动各种行销计划，都必须以各种行销资讯作为分析研判的基础，才能达成预期目标。再者，直销公司随著业务的不断成长，可能将据点拓展到海外，因此，电脑系统的连线及资讯系统的整合是否规画得当，都极可能影响到公司日后的发展。 故不管那家直销公司，在筹设之初，即应有通盘的规画，以建立管理资讯系统。笔者现仅就过去数年曾担任两家直销公司资讯部门主管之经验，略述直销公司电脑化规画时应注意之事项，以提供有心人士之参考。 欲规画一直销公司之电脑系统，须先了解行业之特性。基本上，直销业应属买卖服务业，但因行业之特性，在实际的经营运作上，又有许多独特之处，现将直销业之运作功能分述于下： 一、加入：要成为直销商，首先就要选定一家直销公司，因此加入作业，乃为直销商和公司接触的第一步。 二、订货：随著各公司的运作不同，直销商可直接到公司订货，或是以电话或传真订货，再由公司配送到家，或是至提货中心提货。 三、客户服务：直销商可透过客户服务部门查询诸如制度、产品、业绩或奖金等问题。 四、教育训练：公司须提供各种不同的教育训练或讲座，例如组织发展、产品知识或人际关系之课程，以协助直销商成长。 五、活动举办：直销公司常透过各种活动，如表扬大会、年度大会、旅游活动，以激励直销商，使其能不断冲刺，更上一层楼。 六、文宣出版：各种刊物如月刊、快讯之出版，辅销器材及产品DM之设计制作。 七、行销企画：藉著各种行销企画方案，进行一波波连续不断的攻势，以刺激销售，提高业绩。 八、储运：各种仓储活动，诸如商品入库、上架、出货、盘点及仓储管理。 九、财务：各种财务活动如直销商缴款、奖金发放、资金调度、资金运用。 十、人事总务：人力资源运用及各种总务作业。 架构健全，功能齐全 以上所述为一般直销业的各种运作功能。现仅将各系统之功能介绍如下： 一、客户管理：直销业是以「人」为核心，直销公司欲了解直销商之动态，须借助规画完善资料齐全的客户管理系统。规画本系统，以下两点须加以注意： (1)直销商基本资料务必详实，以免陷入「资料到用时方恨无」之困境。举例而言，如基本资料包含有「兴趣」一项，则当公司欲举办活动或比赛时，就可以电脑查询所有具该项兴趣的直销商，如此效果必定大为提高。 (2)在系统设计上须考虑多笔处理及一次完成，如此不但使用者操作方便，且可提高整体效率。例如某一月份如有十位直销商要转移经销权，系统之设计，应做到在同一画面可输入所有转让者及接受者之直销商编号，经系统确认后，即可一次完成移转动作。 二、订单管理：直销商之订货，由此系统处理。此系统规画时，应广泛考虑各种不同订货方式的处理及控制，如现场订货、电话或传真订货，尤其是时效的掌握宜注意，各种缴款方式如现金、电汇、信用卡，如何确认已缴款、是否收取服务费，在设计时皆须一并考虑。 三、库存管理：涵盖进货、验收、出货、存量控制。库存管理得当与否，影响公司之营运甚钜，因管理不善，可能产生缺货，或是配送出问题（捡货错误或配送速度太慢）；如存货过多，则积压资金；系统设计时应考虑出货和收款之稽核；每日总出货量之查核（以出货总表和出货单之总和作核对）；库存管理和采购政策之关系（何时为最佳之采购点）；库存管理和财务系统之关系（因库存成本会影响资金之调度及运用）。 四、奖金作业：奖金电脑作业，可以说是直销电脑系统最独特、最复杂也是最重要的部分。奖金对直销商的激励可说是最直接的，而任何奖金计算的微小错误，都可能导致直销商对公司的不信任。因此在规画时，须设计一套严密的核对程序，在每月奖金计算出来后，以此程序再核对一次，以确保奖金计算无误。 五、管理资讯：各种管理性报表，如直销商统计报表（可按地区、县市、年龄、加入时间、职级来区分）、销售报表（可按订单金额、产品、区域、组织来区分）、奖金分析报表等。经由管理报表之分析，所得到之资讯，可提供给公司相关管理阶层，作为决策之参考。本系统规画时，须与相关人员作密切而充分的沟通，方能真正满足使用者之需求。 六、系统管理：电脑日常作业之管理，须借由此系统，以确保资讯运作正常。例如资料备份、使用者权限之管制、参数之设定。在规画本系统时，应留意系统参数之设定应有弹性，日后制度如有修改时，只须更改参数而不须修改程式。 运作顺畅与内部管理息息相关 此外，如欲提高服务品质，电脑语音系统亦可考虑设置。电脑语音系统可不受上班时间的限制，全天候二十四小时提供直销商各种服务。诸如电脑语音订货、业绩或组织发展的查询、公司讯息的查询等。对于众多兼职的直销商，由于上班时间不方便订货或查询，此项帮助尤其有用。因此借由电脑语音系统，不但可提升服务品质，也相对的增加直销商对公司的向心力，提升公司形象。 以上所述，乃针对电脑应运系统之规画作一简单之介绍。而资讯系统是否运作顺畅，则和公司之内部管理有极密切之关系。管理制度化可以说是企业电脑化成功的先决条件。所以公司一定要先建立标准的作业流程，且员工皆熟习此流程，电脑化才可能成功。因此，有了完善的制度，必须再辅以经验丰富的资讯人员来作规画，才能确保资讯化之成果。 （出处／直销世纪杂志第9期，1993/09/01）