完备的资讯系统帮助企业渡过风暴

直销产业是由多层次的人际网络所组成，有时公司的政策在层层人对人的传播过程中，一不小心就容易产生失真、误解甚至质疑？但是有多少直销公司准备好接受「质疑」的冲击！ 南部一家直销公司，因故接受调查单位调查，后来因为有几张发票没有开，公司主机被查扣，好死不死，这家公司的资料没有备份，于是，不管事后是否查有实据，营运资料被取走的公司等于当场被宣判死刑。这个案例曝露一个问题，许多直销公司对企业资讯系统的建立，经常是掉以轻心，以上例来看，企业连备份都不做，如果遇上的不是司法单位的查扣，而是火灾，公司据以营运的重要资料就付之一炬。 由于产业特性及历史的因素，直销公司的诚信一旦被质疑，后果往往是引来银行、主管单位(公平会)甚至司法单位的调查。若直销公司如果无法快速提出具体的资料，以杜?外界的质疑，那么一点小事，可能会被无限延伸而扩展为不可收拾的局面。 一个问题会带来第二个问题 以今年2月，龟川公司被媒体诬指为吸金的事件为例，有关的银行及公平会立即介入调查，在银行部份，由于大部分公司会员采用刷卡机制，银行担心后续会有争议款，因此事发第二天立刻就来调阅刷卡会员的资料及签单是否属实。 公平会则前来调查公司有关会员加入、解除契约、终止契约、退换货等作业是否符合相关程序。由于龟川公司很快的由电脑中调阅相关资料，并提供完整的原始资料，以供查询，得到公平会及银行的信任，因此没有节外生枝。 不妨设想一个问题，如果公司的资料建置不全，在爆发危机的情况下，工作人员手忙脚乱，无法提供充分资料，引起调查单位的疑虑。那会有什么后果？相反的龟川公司为何可以轻易的化解此次危机？重要原因之一在于公司所有营运的资料都详实纪录在公司的资讯系统中，协助龟川公司建置资讯管理系统的传巨资讯有限公司樊汉明指出，许多直销公司，尤其是新成立的直销公司为了节省公司开办建置经费，只做奖金计算系统。而龟川公司的企业资讯系统除了奖金计算外，尚包括会员管理系统、订货管理系统、奖金管理系统、媒体管理系统(会员佣金、税务、电子发票)、作业管理及进销存等项目，这些系统除了使公司经营层在平时可以得到完整的决策资讯外，一旦面对外界的质疑时，更可以快速的提出资料以解除疑虑。 数位资讯系统的建立可以协助公司厘清事实，但是外界查核时，一定会需要参照原始的文件，因此企业必需落实文件的档案管理工作。龟川一个高阶管理人员表示，由于公司的管理严谨，因此就算是刚上任的新手，也可以有效率地的找出各种原始资料及文件。 由于资讯系统建立完善，加上档案管理确实，因此龟川公司在面对公平会的查核时，能够快速的调出对方指定的资料，使本次媒体的乌龙报导看似危机变成转机。 建构资讯系让企业经营长久 樊汉明同时指出再完善的资讯系统，也需要有人正确的操作，因此企业内部要针对资讯流程及行政流程的环扣提供深入的工作训练。以出货与退货的流程为例，每一笔订单借助电脑系统清楚标示著所有的资讯，包括发票序号、刷卡单号、出货状况，一旦发生退货情事，经过训练的员工除了可以轻易找出相对应的订单外，重点核对亦是非常必要的。 许多直销公司的经营者，在考虑资讯系统的建置时，只重视?金计算的功能，除了认知不明外，费用也是一个很大的考量因素。不过有心长久经营业者应当了解不怕一万只怕万一的道理，在公司资讯及档案系统尚未建立完整的情况下，一个寻常的疏忽，都有可能会成为让公司终止营业的大灾难。 （出处/直销世纪杂志第159期，2006/03/1）