运用公司资讯资源，不走旁门左道

「商场如战场」，在日趋竞争的直销市场中，直销商就如同在前线作战的部队，在市场上冲锋陷阵，而直销公司则扮演著后勤支援的角色，提供各种必要的支援服务。 一般我们谈到公司提供之资源，首先浮现在脑海的一定是产品，再其次是服务，例如订货、配送之服务。而「资讯」，通常会被大家忽略了。殊不知传统上认为企业的三大要素为人、财、货，但自从进入九○年代后，由于资讯的重要性与日俱增，已和人、财、货并称为企业四大要素。因此，如何运用资讯使其成为直销事业发展的助力，对众多的直销商来说，已是刻不容缓的课题；如再深入分析成功的直销商，更可以发现他们都擅长运用资讯，利用公司提供之组织资讯，以掌握组织；而销售资讯则可做为经营分析之参考。 一般而言，直销公司之资讯系统皆以电脑运作，所含之资讯包罗万象，现在笔者就以直销商的角度，来分析探讨应如何去取得及应用那些资讯，以协助发展及管理组织，并增加销售业绩。 运用组织表　掌握下线动态 一、组织资讯：当您加入直销业一段时间后，随著组织成长，下线直销商日益增加，如何掌握众多下线之动态，适时的加以辅导，常成为许多直销商感到头痛的问题。此时下线组织表（简称组织表）即为最有效之工具。 通常组织表可分为个人小组组织表及经理直销商（注）组织表。个人小组组织表，乃针对本人或下线所吸收且尚未晋升为经理之直销商，所设计之报表；经理直销商组织表，则完全针对经理直销商。两者主要的差别，乃在于对象的不同。 基本上，组织表包含有下线编号、姓名、职级、加入日期或升级日期、月销售额等资料。销售额可能是当月业绩及上月业绩，或是最近半年之业绩，按上下线之关系作层次式的排列，可一目了然的看出上下线彼此之间的关系。报表之格式因公司别可能略有不同，取得方式也有所不同，有的公司是每月定期免费寄给某个职级以上之直销商，有的公司则须付费申请。 直销商可由组织表，一则了解组织发展状况，例如本月分有那些直销商加入或升级，以做必要的协助或辅导；另一方面则可了解下线之销售状况。例如，发现某一下线零售业绩一直不错，上月分突然急速下降，本月也未见起色，则须立即深入了解以采取因应措施。而如您的下线有许多经理直销商，则可藉经理直销商组织表，来掌握所有经理直销商之动态及业绩。 了解资讯运作　直销如虎添翼 二、业绩资讯：直销商加入后，在每个晋升阶级都有须达成的业绩，因而常有直销商因微小的差距而未能达到标准，以致未能升级或达奖金领取资格而遭到损失，尤其是在月底冲刺业绩时，对于业绩资讯的掌握更是重要。通常大多数公司都提供有业绩的及时查询，直销商只须透过电话直接向公司服务人员查询；如果公司已有电脑语音系统，因为语音系统通常是二十四小时服务，查询更为方便。 三、订单及缴款资讯：以电话或传真订货之直销商，可向公司之客户服务人员查询是否订单已输入电脑、银行汇款是否已进入公司帐户、订货是否已经配送。举凡这些订货、缴款、配送之资讯都可立即由电脑查询得知，帮助直销商掌握订货状况。 四、奖金资讯：每个月公司将奖金计算完成后，直销商都会收到公司寄发的奖金报表，奖金报表上通常记载著该月分的交易状况，各种奖金的明细及来龙去脉，如零售奖金、业绩奖金、领导奖金、分红奖金，以及各种积分当月及全年累积的数值。因此直销商每月接到报表时，即应仔细的检视，如有任何疑问，可向公司查询，以确保本身之权益。 五、其他资讯：如果公司有语音系统，通常还可提供很多其他讯息，例如产品是否缺货、公司近期的活动，以及公司对直销商公告之讯息，只要充分利用，可以掌握相当多的资讯。 资讯科技日新月异　多加利用拓展直销 综合以上所述，直销商可以下列方式取得资讯： 一、电脑报表。 二、透过公司客户服务人员由电脑系统中查询。 三、直接以电脑语音系统查询。 而随著资讯科技的进步，相信在不久的将来，直销商将可经由通讯网路与公司电脑连线作双向的沟通。例如，直销商可透过电子邮递将消费者对产品的意见传送给公司；或反映直销商的心声，使公司能广泛的收集直销商的意见，以提供更好的服务。然而资讯必须去运用才有其价值，因此，聪明的直销商必须懂得如何善用公司提供的资源，再经由分析、归纳，转变成协助拓展组织及销售的利器。 （出处／直销世纪杂志第11期，1993/11/01）