善用简报软体行销自我理念

上个月有机会到南部某大学聆听行销系列的课程，讲师群均是相关领域的知名教授，素来以研究成果丰硕、博得学生爱戴闻名。笔者虽慕名往赴亲炙大师们风采，可惜却没能尽兴而归，何以故？ 问题出在多数演说者不懂得善用简报软体，而使得讲述过程显得平淡无奇。美国沟通训练顾问布赫(Dianna Booher)早就注意到这种情形，曾于《CEO Refresher》杂志指出，很多人在使用简报软体时，常犯以下几种错误： 1.过于冗长或简陋。使用简报软体时，最糟的情况是，投影片上只有密密麻麻的文字；反观也有人矫枉过正，却让投影片上只条列出二、三点纲要，看起来有如家庭主妇的购物清单。其实，应该思考如何以纯文字以外的方式表达，例如增加照片或图表等视觉元素。 2.选择不适合的视觉辅助工具。现行如Powerpoint的简报软体，多附有图库，多数演讲者喜用来点缀画面，虽说达到了美观的效益，但却忽略了应该插入与主题相关的图片，来诠释演讲的内容，才能获取相得益彰之效。为了要选择最适合报告的视觉辅助工具来表达概念，还需在版面上统一字型，并尽量放大字体，俾便坐于后排的听众阅读。 3.对著简报软体报告。主讲者对报告内容应该极为熟悉，以能随时对听众运用脸部表情或肢体语言加强演讲的生动性，而不是一直看著简报软体，尤其忌讳把简报软体上的内容逐字照念。千万别落入世人所嘲讽的「三板」讲师──报告者目光只知盯著「黑板」、「地板」、「天花板」。 4.制造混乱。投影片应避免丢给听众一大堆的数字，这种情况会造成模糊焦点的效果，可惜演讲者惯于show出「让数字说话」的专业，忽略了听众并不想在听讲过程中伤脑筋。故而只给予听众关键的数字即可，例如，公司的支出增加了30％，如果必要，其他的次要数字则可印成讲义，供听众在报告后参考。 5.简报软体成了主角。报告内容的主轴不应该是从一张投影片到下一张投影片，徒然让简报软体的重要性超越了主讲者。切莫忘记演讲者才是主角，简报软体只是发挥辅助功效的配角。因此不可有「既然要使用简报软体，不如就多做几张投影片」的心态，到最后时间控制不当，落得讲不完还得向听众道歉，反而营造了不专业的形象。 6.充斥过多的讯息。一张投影片应该只有一个主要概念，使用简报软体的一个主要目的，是简化复杂的资讯，如果听众必须仔细研究才能了解软体上的内容，便失去了原来的意义。 7.投影片转换过于花俏。投影片转换的方式会影响简报的速度感，如果投影片是以逐渐淡出和淡入的方式转换，报告的步调会显得比较慢；如果是以快速飞出和飞入的方式处理，步调则会显得比较快。设法统一转换的风格。 不论是行销专业的教授学者，还是直销线上的精菁份子，其学养世所钦敬，如果还能进一步善用科技设备，「学以致用」地将投影简报的画面内容设计得更亲切、更协调，想必更能行销出自我优秀的理念，不论对学术、对业绩都肯定会有正面的效应。 （出处/直销世纪杂志第144期，2004/12/1）