自动循环订货问与答（上）

最近许多直销公司一致关心的焦点都在于整体经济环境对消费力的影响。景气好的时候，只要产品好，重销率一定不成问题，但是当景气不好的时候，老板们常常问道，如何可以稳住、甚至提高公司的重销率？ 观察一些客户的重销率变化，我们不难发现，实施「自动循环订货」制度的公司，受到景气趋缓的影响较少。究竟自动循环订货对于直销公司和会员分别有什么好处？有哪些配套措施可以鼓励会员参加自动循环订货？会员不愿意参加自动循环订货的主因又是什么呢？ 一、自动循环订货对直销公司有哪些益处？ 直销公司运用自动循环订货的动机各有不同，我们可以将其中的优点归纳为下列几项。 1.固定的品项→掌握库存备货量：会员指定了自动循环订货的固定品项，公司就能掌握整个月份至少须为这些会员准备多少库存。搭配公司原有的安全库存量控管，就能做更精准的库存预估，尽量避免商品备货不足或是库存过剩的情况发生。 2.固定的金额→预估资金流量与入帐时间：所有自动循环订货都有确认授权的付款方式，可以由公司按月执行，因此财务会计部门可以根据自动循环订货的金额，预估各个月份的资金流量。与会员主动向公司订购相较，扣款的金额与时间点都相当明确，自动循环订货可以明确地掌握款项入帐的时间。 3.固定的周期→培养会员对产品的使用习惯：有些会员刚开始接触产品的时候，可能没有固定的使用习惯，公司可以透过自动送达的服务，提醒会员在固定的周期内依照产品正确的用法与用量，将产品使用完毕，无形中，这些商品就成为会员生活中不可或缺的一部分。 4.固定的下单时间→平均分散订单量与处理时间：直销公司常常会有经销商下订单的时间过度集中的问题，而自动循环订货可以分散会员的订货时间。在结业绩、补业绩的日期，内部同仁的工作量非常繁重，在管理上会让公司的人力应用有尖峰与离峰时间反差甚大的情况产生，同时也容易造成会员的焦虑与抱怨，实施自动循环订货之后，可将每月固定需要消费的会员订单分散在不同的日期。 二、签订自动循环订货对会员又有哪些帮助呢？ 1.达成公司规定的责任额：许多直销公司希望在制度中引导会员即使拥有很好的组织，还是要维持固定的消费责任额，以重销维持阶级、获得领取奖金的资格、或是维持组织累积的业绩。会员签订自动循环订货的合约，就不会因为忘记订货而造成未达责任额的损失。 2.省去分次订购的不便：每个月公司都会很贴心地自动寄来会员想要购买的商品，一次合约签订就能让会员节省多次订购的心力与时间。如果不想亲赴公司排队、也不想麻烦上线代订、家里又没有传真机可以订购，但是却想在家中轻松收到固定的商品组合，这时候除了上网订购之外，也可以选择循环订货。 3.正确的商品组合：每位会员对于产品的需求不同，也都各自有其最适合重销的产品组合；有些会员换货、改单的需求是来自于订单填写或输入时发生的错误所导致，如果采用自动循环订货，则每次公司都会自动依照会员的需求，配送正确的产品组合，会员无须担心人为的疏忽，造成换货与业绩计算的困扰。 4.稳固的业绩基础：下线若是踊跃参与自动循环订货，那么对上线而言，每个周期的业绩都会有固定的基本盘，不仅更容易掌握本身奖金与晋升阶级的预估，同时也不用每个业绩结算日都不断敦促下线进行订购。 三、如何借由资讯系统搭配灵活的优惠方案，提高会员对自动循环订货的意愿？ 对公司而言，鼓励会员参与自动订货是相当有利的，然而需要有良好的配套措施，才能提高会员对自动订货的接受度。 1.从订货的金额与积分进行优惠的作法有几种： a.提供商品价格上的优惠，这也是最常见的作法； b.不限金额一律免运费； c.限定自动循环订单方可订购此类优惠组合； d.允许会员只要循环订购较低的PV值，就可以满足较高的责任额门槛； e.将自动订货的积分值回馈固定比例作为会员的购物抵用金，或是免费商品兑换点数。 2.也可以将自动循环订货与奖励制度相互结合： a.限制某些奖金项目领取条件必须签订自动订货； b.自动订货者可以享有较快速的晋升方式； c.上下线皆签订自动订货时，上线的部分奖金比例可以提高。 3. 另外还可以透过一些诱因的设计，鼓励会员持续自动循环订货： a.连续几个月以上，或是连续成功扣款几次，就可以获得赠品，持续时间越久，可选择的赠品越多； b.连续半年以上，就可以免除隔年的续约年费； c.连续一年以上，自动订货的回馈金或点数可以加倍赠送。 四、会员不愿签订自动循环订货最常见的原因是什么？要如何避免呢？ 搭配鼓励的优惠配套措施之后，对会员而言可以带来许多益处。然而有许多会员不愿参与的原因，通常是担心公司不尊重会员的意愿，对已经提出终止循环的会员仍强迫扣款、持续寄送商品；或是修改指定订购内容的方式太过繁琐，也会造成会员的不便。 在资讯系统的层面，只要透过营运流程的改善，配合程式功能的加强，就可以降低会员对于签订自动循环订货的疑虑。公司可以透过宣导让会员了解自动循环订货真正的实施精神，虽然希望大家固定订购某些商品，但只要符合公司的行政作业程序与游戏规则，会员仍然随时有终止和更换品项的权利。 同时，再配合系统内自动循环订货的申请、终止、与变更内容的程式，甚至可以结合会员专区的网站功能，让会员不用亲自前往公司，就可以在家中线上变更订购的内容。这样就可以避免该终止而未终止、想变更而无法变更的问题。 只要系统中执行自动订货的功能完备，自然而然会员就能对公司实施的自动订货产生信赖感。 在景气的寒冬中，直销公司越是能在此时提供会员与公司双赢的措施，越能让会员感受到公司的用心；优质的政策推行，也需要搭配优质的流程及控管，才能真正做到优质的服务。 在下次的专栏中，我们将继续与各位分享从资讯系统的角度，如何加速自动循环订货的流程。 （本文作者为伟盟系统股份有限公司协理、直销业资讯系统资深顾问） （出处/直销世纪杂志第192期，2008/12/1）