高效时间运用术

古罗马帝国亚历山大大帝战功彪炳，史家誉为全鸟盛时期，在一次凯旋返回罗马的途中，一名低阶军官满脸愁苦的趋向亚历山大说：「大帝啊！我自年轻就跟随您出生入死的征战，但是我到现在仍只是个低阶的军官。」恰巧这时有一队载运粮草的骡子从旁经过，亚历山大便指著其中一只骡子说：「你看，这只骡子也是跟著我出生入死无数回啊！」 这个故事让我们对「时间」这项资源有个启示：时间对万物而言都是一样平等，相同的一段时间，有策略，有方法的管理，会让你成为大帝；反之，你可能只是个「时间投资」无法回收的平凡人，或者─只是只骡子！ 日本时间管理大师黑川康正，除了负责「黑川国际法律会计事务所」，每日处理事务所各项业务外，每个月还要四处演讲，接受访问，撰写专栏，同时每年还要出书十册以上。然而从这些忙碌的生活中，他依然安排出个人的娱乐时间，读书、下棋；甚至一年内还能数次同家人至海外旅游。「难道一天真的可以有四十八小时吗？」，有人禁不住这样怀疑的问，他笑笑的说，「没有」。 一分钟照亮一生 黑川康正的例子告诉我们，「时间」的运用，不是「量」的问题，而是「质」的问题。能够将时间运用转化为「投资报酬率」高的具体行为时，短短一分钟的燃烧，便有可能照亮一生的温暖。 从前述这两个例子来探讨，时间对个人一生的成败应该具有攸关地位。然而，时间究竟是什么？而在面对时间时，又该有什么样的态度？ 第一，时间组成人生。人生之所以有意义，完全在于拥有时间。而时间的价值，则完全在于运用内容的充实度。惟有不断地赋予具意义、有价值的事件时，时间才有存在的连续性，从而使得生命有价值。 第二，时间无法贮存，不会等待，它永远是现在进行式。因此，时间在过去会是一桶灰烬，在未来只是一场梦，唯有在「现在」，时间才具有存在的意义。 第三，时间是一种没有具体形象，无法抓到的「概念性资源」，它对所有人都一样公平。每个人的寿命或许会有长短不同，但对于处在「生」与「死」之间的每个人而言，每一秒每一分都是相同的进行著。它的特性不在于你拥有多少，而在于你用了多少。 时间管理三大要素 既然面对时间该有这样的观念及态度，那所谓的「时间管理」，其实就是如何将时间做分类及运用，以逐次完成个人的目标。依据这项定义，一套概略的时间管理策略，至少该包括下列三项做法： 一、决定时间运用的优先顺序：时间管理既然是「质」的问题，且取决于如何运用，首要之务便是要决定时间运用的优先顺序。而时间优先顺序的排定，首先在于订下目标。 目标从时序而言，有短期、中期、长期等不同目标。从「质」来说，有实质或非实质目标；而从人生范围来说，又至少有身体、心灵、精神、社会、工作、财务等方面的目标。就时间管理长期面来说，应该每一种领域都需设定目标，然后依据个人价值观去决定目标的先后重要性，再附上顺序的时间运用。 不过在做法上却可依据个人状况，选择某个领域，从短期目标做起。举例来说，一位刚成为会员级的新鲜直销商，便可以设定在一年后晋升一级的短期目标。而为了达成一年后的目标，他必须计算平均每个月达成多少的PV值。 为了每个月达成这样的PV值，他就必须在零售开发（含产品熟悉、客户寻找、拜访、销售技巧、成交手法等动作）及组织推荐（含人脉提亲、利用，组织辅导，沟通技巧，激励训练等动作）上，做不同比重的时间运用，以便能在最有效率的时间内朝目标迈进，而不致浪费太多时间在对目标无助益的目标上。而对一个设定短期内成为最高阶直销商的人而言，其对于时间的运用，就或许是更著重在组织的培训、拓展及激励组织生产力提升了。 二、计算时间的价值：时间就意义上而言，是无法估算价值的，但是为了使个人时间运用有个选择的依据，我们却可以计算出一个基本价值。其计算方式是以一年360个工作天为分母，再以预估年收入为分子，如此则可以计算出一个人一天的时间价值，再除以24小时则可以求得个人一小时的时间价值。 三、分析现有时间的运用：前二项做法提供了「选择时间运用」的基础，而分析现有时间的运用则提供了「诊断时间问题」的工具。其基本做法是制作一天24小时的表格，以每个小时为一单位，详实记录每个小时的利用状况。类似的「时间分析表」将可协助你抓住那些不符你的时间优先顺序、不够时间价值的「时间小偷」，使你能有效的掌握时间。 时间管理是生涯规划中，最重要的一项工具，而有了精准的时间管理，才可以让你每天朝既定目标前进，更能乐在工作，乐在生活。不过在阐述这些观念及做法后，「时间管理」最重要的就是「有计划、方向的踏出行动的第一步」，否则最后个人可能仅会是只「背负时间包袱」的孙子！ （出处／直销世纪杂志第20期，1994/08/01）