瞭解時間，反敗為勝─時間管理自我測驗

對於每一個勤奮、有目標的人而言，時間不是產生壓力的魔手，應該是檢視工作的測量器。在直銷工作的領域中，要擺脫忙、盲、茫的工作心態，去除緊張的心理壓力，第一步必須具有時間管理的概念，上緊發條，抓住時間，做自己時間的主宰。 就「時間」而言，它具有下列特性： (一)無法租、借、買：是人生中獨特且必要的資源。 (二)毫無供給彈性：即使有增加的必要，一分鐘仍是六十秒，一天仍是二十四小時。 (三)無法儲存：因為時間不具特定的存在形式，根本無法加以儲存、累積。 (四)無替代品：世上沒有一件事物可與時間相提並論，或者替代它，時間過了就過了，不能重來。 除了上述特性外，把時間與工作對照，又可發現以下三點特性： (一)異質性：每個人每單位小時的生產力皆不同。大老闆一小時可談妥上千萬的生意，律師每小時談話內三千元，而麥當勞工讀生的時薪不過五、六十元。 (二)分割性：時間本身是連續的，但是人在時間底下工作，經常會受外力影響而將時間切割片段。 (三)異值性：作生意有淡旺季之別，同樣地在時間利用上，也會因為工作情緒的高低，致使時間的身價不一。情緒高時，時間就是金錢，一分鐘也不願虛擲；情緒低時，度日如年，任何殺時間的荒謬方法都會出現。 經營學者彼得‧杜拉克曾說：「時間是唯一貧乏的資源，如果它沒有被妥善的管理，其他的事更不可能被妥善的管理。」事實上，時間並不會因為我們妥善的管理而在適當時刻停駐，或是在等待時飛速前進，但是，我們的確能透過時間永恆的架構，有條理、有效率的管理自我，在時間的監督下，把握每一瞬間的重要性。因此，時間管理的基礎即在於─自我管理。 以下提供自我時間管理的有效做法，以及「自我測試問卷」，好讓你在時間管理上反敗為勝。 時間管理有效做法 (一)制定目標法： 時間管理的第一件事是─制定目標。 確立目標可依下列步驟進行： 1.列出所有堪稱為目標的項目。 2.勾出自己想達到的目標。 3.挑出實際上能達成的目標。 4.挑出所有客觀標準可判定成功與否的目標。 5.目標的完成需確立期限。 6.目標要有彈性，檢查目標之間是否衝突。 (二)擬定計畫法： 最根本也是最重要的計畫是─每日行事表。 寫下每日行事表的工作，是一項值得養成的習慣，隨身攜帶紀錄的小卡片（注意，要集中在一張紙上），它會幫助你及時完成每件重要的工作，雖然只是短短幾分鐘的付出，收穫卻是豐富的。 計畫擬定的步驟： 1.多利用幾個長期目標。 2.比較各目標的優先順位。 3.列舉可以達成第一優先目標的各項活動。 4.比較這些活動間的優先順位，定出第一優先活動。 5.擬定第一優先活動行事表。 6.貫徹執行。 計畫是將目標再細分解剖，化整為零，從最接近核心處下手。 (三)巴瑞圖原理：（又稱八二定律） 「先做真正重要的事」，因為在一組事務中，百分之八十的效果及價值都集中在百分之二十的項目。所以，只要能掌握到「先做真正重要的事」的技巧，就能得到實質的效益與報償。而工作依其性質可劃分出四個等級： 1.重要且緊急。 2.重要，但不緊急。 3.緊急，但不重要。 4.例行工作。 (四)填滿空隙法： 除了擬定計畫之外，我們還有許多零碎的時間沒有利用到而平白浪費了，如果一天能抓住十分鐘的空檔，一年就擁有六十個小時的經濟時間，對於惜時如金的現代工作者，確實值得重視。 在這些短暫片刻裡，我們能做些什麼呢？ 1.閱讀。 2.背誦。 3.休息。 4.睡眠。 5.思考。 6.溝通。 (五)一心數用法： 將空檔「零存整鹿」處理之外，一心數用的方法，也是時間管理的重要工作。一心數用的原則： 1.並行不悖：同時間進行多項事物，彼此卻不衝突，等時間到了，各種項目也達成了。例如：一面穿衣一面聽英文錄音帶，一邊上廁所一邊看書報。 2.同質處理：就是順便辦好幾件事，一次處理多件相關工作，如：跑一趟郵局，順便買郵票、寄掛號信。 時間管理自我測試問卷 （　）1.你相信懂得掌握時間管理竅門的人，能達到較高的工作成就嗎？ 　A絕對相信　B有可能　C半信半疑 （　）2.你相信時間的價值會因人而異嗎？ 　A那當然 B或許吧 C有此可能吧 （　）3.你知道時間管理的基礎在自我管理嗎？ 　A知道 B並不十分清楚 C是嗎？ （　）4.你認為工作得愈辛苦，工作績效就一定會愈高嗎？ 　A不一定 B有可能 C那當然 （　）5.你相信周全的工作計畫，可達事半功倍之效嗎？ 　A絕對肯定 B有可能 C或許是吧 （　）6.你認為，只要忙碌的工作，就能有較高的生產力嗎？ 　A只要忙得正確 B也許吧 C難說哦 （　）7.你認為埋頭苦幹地執行錯誤的任務，是不必要的浪費嗎？ 　A無庸置疑 B應儘可能避免 C也許能負負得正 （　）8.你存有「凡事都必須自己做才放心」的習慣嗎？ 　A沒有 B偶爾 C經常 （　）9.你相信集中火力攻擊的效率高於散彈攻勢嗎？ 　A是的 B有可能 C未必 （　）10.你認為開夜車是彌補時間不夠用的最好方法嗎？ 　A有時候 B或許 C絕對正確 （　）11.你相信忙亂中容易出錯的說法嗎？ 　A絕對相信 B有可能 C謬論 （　）12.制定目標是有效時間管理的重要工作嗎？ 　A是的 B不一定 C誰說的 （　）13.在你設定目標後，都以有效的數據來加以評估嗎？ 　A是的 B有時候會 C有此必要嗎 （　）14.在你設計目標的同時，都定下了明確的完成期限嗎？ A是的 B有可能 C沒有 （　）15.你認為已制定的目標，可依實際狀況而有所調整嗎？ A當然可能 B最好不要 C堅持到底 （　）16.人家說每日行事目標，可依實際狀況而有所調整，是嗎？ 　A當然可能 B最好不要 C堅持到底 （　）17.你相信巴瑞圖原理所主張的「八二定律」嗎？ 　A相信 B有時候 C不可能 （　）18.在現今這個白熱化的商品戰中，一心數用是值得鼓勵的嗎？ 　A當然可能 B最好不要 C堅持到底 （　）19.你相信有「生理時鐘」這回事，並同意在某段時間內可達到最高的工作效益這種說法嗎？ 　A親身體驗過 B有些懷疑 C胡說八道 （　）20.你相信睡前思考一遍翌日的工作，有助於提高10％的效率嗎？ 　A相信啊 B真的嗎 C才怪 （　）21.你相信掌握了處理事情的優先順序法則，可達到較高的工作成就嗎？ 　A絕對相信 B大多數時候 C可能嗎 （　）22.你相信勇於授權，講求分工是既有效、有權，又有閒的方法嗎？ 　A是的 B有時候 C未必見得 （　）23.你相信不要過度的迷信「完美品質」的工作態度，反而可得到較高的工作績效這回事嗎？ A絕對相信 B半信半疑 C無稽之談 （　）24.你相信拖延是影響工作成果的重要因素嗎？ 　A絕對相信 B或許吧 C是吧 （　）25.你能夠拒絕出席一些不必要的會議嗎？ 　A能 B大多數時候 C極少數 （　）26.你能夠儘量避免會見一些不關緊要的訪客嗎？ 　A是的 B大多數可以 C不太可能 （　）27.大多數時候你能夠拒接或避免接聽一些不必要的電話嗎？ 　A總是如此 B大多數時刻 C無法避免 （　）28.你能夠儘量減少一些無所謂的文書作業工作嗎？ 　A已經在進行 B正想試試看 C也許吧 （　）29.你的桌面上是否總是紊亂無序呢？ 　A很難得 B有時候 C總是如此 （　）30.你是否定期檢視自己的工作時間表，並改掉浪費時間的壞習慣？ 　A是的 B偶爾為之 C不曾做過 答案分數：A：3分，B：2分，C：1分 總分成績在六十分以上者，恭喜你，表示你在時間管理上已經及格了，當然，分數越高表示你的時間管理做得越好。低於六十分者，你該重新調配自己的時間。 （出處／直銷世紀雜誌第10期，1993/10/01）